ビルメン/業務の効率化と生産性を向上させるには

ビルポ事務局

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ビルメンテナンス業務は、建物の物件ごとに顧客側の仕様に則って作業を行わなければなりませんので、ロケーションのすべてをそれぞれに把握し、サービス内容にも異なる場合が多くあることから、業務内容ごとに現状の把握と業務を可視化することが求められます。

どの業務をどのように効率化させるか、合理化すべき点を的確に判断して業務に関するムダを極力なくして業務改善を考えていかなければなりません。

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■ビルメンテナンス業務の現状

ビルメンテナンス業務は、衛生管理業務、設備保全管理業務、警備保全業務が主な業務に分類されますが、その他、8項目の業登録に関する法令で定められた技術者を要とする多くの業務があります。

すなわち、建物の設備に関して電気設備、給排水設備、空調機器設備の機器点検管理及び修繕や、衛生管理業務に含まれる清掃業務(日常清掃・定期清掃・特別清掃)など様々な作業が行われています。

これらの業務には多くの場合“人手”による場合が多く占めていますが、現状の課題として「人手不足」が共通する課題となっています。

〇効率化が進まない事例

【事務的作業】

勤怠管理の煩雑や各業務従事者への入退場他の連絡に時間がかかる。

物件ごとに異なる作業仕様によるシフトやスケジュール調整が煩雑。

作業完了報告書や点検報告書の作成などが旧態依然としてアナログ形式で対応していること。

【現場従業者の管理】

慢性的な人手不足による作業現場でのシフト管理やアサイン作業が難しいことによって齟齬が生じ、業務効率が悪化して品質の低下に繋がる要因となっている。

【顧客管理と物件情報の把握】

ビルメンテナンス業務は物件ごとに契約を交わし、業務受託をしています。

物件が多いほど作業仕様や日程がそれぞれに違いがあるので、現状の把握と業務の可視化が必要とされますが、ビルメン業界では情報の一元化が遅れている企業が多くみられます。

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■業務の効率化を図るには

受託した物件が多いほどそれぞれに業務管理が必要となり、紙ベースでの管理では人員配置の調整や作業スケジュールの見落としなどが起こりやすくなり、労力的にも大変なロスとなります。

改善の方法としては、初期コストは発生しますが、ITを活用してデジタル化した管理台帳を作成しデータベース化し、作業人員の管理、作業スケジュール管理、過去に実施した作業履歴が一目瞭然に分かり、また、年度またぎの物件や契約更新などの転記作業も簡単に行えます。

勤怠管理や人員のローテーション管理、報告書作成も可能な管理ソフトもありますので、従業者の配置調整の齟齬や、請求漏れなどのタヤンスロスを防ぐことができ、現状の把握と業務の可視化には大きなメリットになり業務の効率化を図れます。

現在国内において経済産業省が推奨する「DX(デジタルトランスフォーメーション)」が取り組みのひとつとして注目されています。

これは「デジタル改革」と訳され、デジタル技術を取り入れて業務フローなどの改善や効率化を創出するものですが、DXについては別に取り上げてみたいと思います。

〇業務改善の4原則

業務の効率化を図る方針が決まったら、次はどの様にしたら効率化が図れるかを考察します。

その指針とされるのが「改善の4原則」を意味する「ECRS(イクルス)」で4項目による視点で、業務フローの課題点を洗い出して改善する方法を見出します。

ECRS(イクルス)は下記の4項目の英文字の頭文字を取ったもので、

・Eliminate(排除)…目的を再確認しながら、不適当や不要と考えられる業務内容を排除していきます。

・Combine(組み合わせ)…関係性のある2つ以上の業務をひとつに結合して効率化を図ります。

それぞれのツールや資材、人員の調整など余剰となる数の節約できるメリットとなります。

・Rearrange(交換)…業務の工程を見直し、従業者の役割や数などを交換や再配置することで効率化を図ります。

従業者の適材適所への配置転換によって、業務プロセスの見直しができるメリットがあります。

・Simplify(簡素化)…排除や交換などが難しい業務を、工程を見直して手順などを単純化や簡素化を考え、よりシンプルで少ない工数での対応策を考えます。

この方法は、PDCAサイクルと同様にEからSまでを順番に改善法を考えていくことが必要で、まずはムダを排除することを最優先にしてサイクルを回していくことで、より良い改善策の考察、実行が可能となります。

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■生産性の向上

業務の効率化に成功すれば、おのずと生産性も向上していくものです。

生産性向上には業務全体を把握し、どのような方法で合理化を進め、生産性を高めていくかを考察していかなければなりません。

〇働きやすい環境づくり

生産性を上げるには従業者がいかに満足して働くことができるか、いわゆる「従業者の満足度」アップが大きな鍵となります。

コミュニケーションを常に図り、スキルアップ教育の推進、作業におけるリスクアセスメントを実施して安全な作業環境をつくり、ストレスチェックなどによって意識力を把握して、整然とした労働環境において管理する必要があります。

〇ムダをなくす

昨今、世界全体で話題とされているのが「SDGs」「サスティナブル」と呼ばれている持続可能な社会を目指して構築していくことです。

ビルメンテナンス業務においても、環境に配慮した業務フローの計画と構築の見直しを行い、資材や薬剤、消耗品の購入リストからムダなものを排除。

機器類の校正を正しく行い記録の保持、現場での作業の偏りによるムダの発見など、社内外の非効率的なムダを排除して生産性向上に繋げていくことも大切です。

■まとめ

ビルメンテナンス業務において、業務の効率化と生産性向上を目指すには、まず、経営者の意識改革が必要です。

ビルメン業界は現状において旧態依然とした営業形態が続けられているようです。経営者が早く「ムリ、ムダ、ムラ」に気づき、状態改善に対処しなければなりません。

厳しい経営環境のなか、積極的な業務効率化に向けた取り組みによる営業形態を保つことによって生産性向上を目指し、優秀な人材確保にも繋がるでしょう。

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