業務効率化や事務作業のテレワーク化をしたいが、何から取り組んでいいのかわらない。

システム導入とか複雑、膨大なコストがかかるのではないか……。そうお考えの方にぜひお試しいただきたいのがビルメンテナンス業に特化した、シンプルかつ簡単な業務管理クラウドサービス「ビルメン女子」になります。

導入はとっても簡単。

プランを選んで利用人数を決めたら、これまで紙の台帳やExcelデータなど、バラバラに管理していた物件情報ならびに取引先情報を用意されたテンプレートに従って入力していくだけ。

これをマスタ登録と言い、登録件数に制限はありません。

また、すでに物件や取引先の情報がデータ化されていれば、データ移行のオプションサービス（有料）もあります。

①作業予定の管理
マスタ登録の際、週・月ごとの作業なのか、偶数／奇数月の作業なのか、２～３年ごとの作業なのか、または日時が決まっていないかなど「いつやるか？」を入力します。すると作業予定が一覧で表示されます。

「ビルメン女子」を通じて誰でも作業の実施予定日、完了予定日を確認できるほか、１か月分の作業スケジュール一覧を印刷することも可能。

毎月やるべき予定を自動でリストアップしてくれるので、作業漏れの発生を心配する必要がなくなります。

②現場と経理の連携
スケジュールの急な変更、作業の延長となかなか予定通りにいかないため「実際に作業は完了したのか？」「請求してもよいのか？」経理担当者がいちいち営業や作業管理担当者に確認するのはとても面倒。

必要な時に電話がつながらない、メールでの報告は漏れが頻繁に発生します。

そこで作業管理担当者は作業が完了したら完了報告とともに「この作業は翌々月に請求」など請求のタイミングを「ビルメン女子」に入力。

その情報は即座に当月の請求一覧に反映されるので、経理担当者は都合のよいタイミングで確認すればOK。

正しく入力されていれば「ビルメン女子」を通じて会社全体で作業状況の管理・共有が行え、報告漏れ、請求漏れ、やっていないのに請求といったミスを防ぐことができるので安心です。

③請求書の発行
「ビルメン女子」にはExcelから一斉に出力できる請求書発行の機能がついています。

請求OKとなった作業だけをまとめ、請求月を指定すれば、お客様ごとの請求書を連続印刷できるなど請求書発行業務もスムーズです。
すでに会計ソフトを利用されている場合は連携についてご相談ください。

入金管理機能や元帳管理機能がついたアドバンスプランもございます。その他、独自の機能を付けてほしいといったリクエストも受け付け。

基幹システムなどの開発実績が多数あるためそれぞれの会社のご要望にお応えすることができます。

「ビルメン女子」はクラウド上のシステムなので、ネット環境があればどこからでもアクセスして、情報の確認・更新が可能になります。

テレワークには長引く新型コロナウイルスへの安全対策という側面もありますが、わざわざ会社に出社しなくてもいい契約書内容確認などの作業であれば「移動」という大きなムダを省くことができます。

移動に使っていた時間で他の業務をこなして業績アップにつなげることも可能です。

交通費も発生しなくなりますので、端的にスタッフ一人分の定期代の代わりに導入してみてはいかがでしょうか。

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